ETAPAS DE LA ESCRITURA PUBLICA

Etapas de la escritura pública en COLOMBIA

Es fundamental cumplir con unos requisitos formales que conducen a su realización total. En este sentido, legal y doctrinariamente se reconoce un proceso de formación de la escritura púbica, compuesto de varias etapas. La ley colombiana reconoce cuatro: recepción, extensión, otorgamiento y autorización. Pueden variar según el ordenamiento jurídico de cada país.

1. Recepción 

A partir de la etapa de recepción, el notario adquiere la facultad de intérprete, orientada a obtener la verdadera voluntad de las partes. Es posible que la creación de la escritura pública se detenga en esta etapa, si el notario advierte que no es competente para autorizar el acto. Otro caso en el cual la formación de la escritura no llegue a superar la etapa de recepción, puede darse cuando uno o varios de los otorgantes sean incapaces absolutos. Datos, tales como nombres, apellidos, estado civil, edad y domicilio deben quedar consignados en la escritura pública, Pueden comparecer de manera personal actuando en nombre propio, mediante mandato o poder conferido a otra persona o por medio de representante legal en el caso de un menor o de personas jurídicas, según el artículo 99 del Estatuto Notarial, es nula toda escritura en la que no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes.

2. Extensión

El notario, con base en la manifestación de la voluntad de las partes, elabora y redacta con claridad y precisión el instrumento que debe contener las estipulaciones relativas a los derechos constituidos, transmitidos, modificados o extinguidos, el alcance de ellos y de las obligaciones que los otorgantes asuman. De ser necesario, sirve de asesor jurídico para incluir los requisitos del negocio o acto jurídico que desean celebrar. También puede suceder que los interesados presenten al notario una minuta con el acto que se va a celebrar, la cual debe ser revisada por éste.

Una de las características principales de la escritura pública es que tiene por autor al notario, quien con su autorización transforma un documento privado en un instrumento público notarial. La redacción del instrumento será en el idioma castellano.

Es preciso aclarar que el único soporte legal de las escrituras públicas es el papel. La escritura digital no es reconocida en Colombia.

La escritura se distinguirá con el número de orden que le corresponda, expresado en letras y cifras numéricas. Serán numeradas de manera ininterrumpida en orden sucesivo durante cada año calendario. Debe anotarse el lugar en el que se otorgó la escritura, el nombre y los apellidos del notario o quien haga sus veces, y el círculo notarial.

3. Otorgamiento 

ratificación formal del consentimiento, está descrito por el estatuto notarial, entre los artículos 35 al 39. Esta etapa implica la comparecencia de los intervinientes, que deben leer el documento o solicitar al notario que lo lea en voz alta. Por supuesto, con esta lectura se pretende garantizar que los otorgantes conozcan lo que firman, por lo cual en esta etapa pueden aclarar, modificar o corregir lo pertinente hasta estar conformes con el contenido del texto. En general, las advertencias que debe hacer el notario varían según el tipo de negocio que se celebre.

La etapa del otorgamiento concluye con la firma de los otorgantes y de los intervinientes, o la huella dactilar como requisito supletorio de la firma. La ley no exige que concurra la firma y la huella. Acto seguido, el instrumento debe ser firmado, numerado y fechado en el mismo acto.

4. Autorización 

Transcurridas las etapas anteriores, el proceso culmina con la autorización de la escritura pública. Es el momento en el que el notario luego de verificar que el documento consigne lo declarado y aprobado por las partes, que cumpla con los requisitos legales necesarios y que se hayan presentado los respectivos comprobantes fiscales, firma en muestra de la fe que le imprime al instrumento.

El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública; Si el proyecto de escritura cumple con dichos requisitos, el notario deberá dirigir a la Superintendencia un certificado en el que comunique que el instrumento reúne dichos requisitos.

Los documentos y la respectiva petición serán objeto de estudio por parte de la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia, que, si lo encuentra conforme a derecho, proyecta el acto administrativo para la firma del Superintendente, en el que se autorizará al notario suscribir bajo su responsabilidad los proyectos de escritura.